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KI im Unternehmen: Was Geschäftsführungen jetzt über die neue Pflicht zur KI-Kompetenz wissen müssen
Künstliche Intelligenz ist dabei, Unternehmensprozesse grundlegend zu verändern. Ob Automatisierungen im Office-Alltag, HR-Analysen, Customer Service oder Sicherheitsprozesse – KI wird zunehmend Teil des operativen Geschäfts. Mit dem Inkrafttreten der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-VO) stehen Geschäftsführungen nun zusätzlich vor einer neuen Pflicht: Sie müssen sicherstellen, dass im Unternehmen ausreichende KI-Kompetenz vorhanden ist.
Diese Pflicht greift bereits seit dem 2. Februar 2025 und betrifft alle Unternehmen – unabhängig von Branche oder Größe. Da KI-Funktionen heute in fast jeder Standardsoftware enthalten sind (z. B. Microsoft Copilot, Übersetzungstools, automatisierte Analysen), sind praktisch alle Organisationen betroffen.
Was bedeutet die Anforderung für die Unternehmensführung? Welche Risiken bestehen bei fehlender KI-Kompetenz? Und wie lässt sich die Pflicht effizient und praxisnah erfüllen?
In diesem Beitrag geben wir einen klaren Überblick.
KI-Kompetenz wird Teil einer modernen und rechtskonformen Unternehmensführung
Nach geltendem Gesellschaftsrecht müssen Geschäftsführungen sicherstellen, dass ihr Unternehmen sorgfältig, rechtskonform und angemessen organisiert ist. Dazu gehört jetzt auch der sichere und verantwortungsvolle Einsatz von KI-Systemen.
Unternehmen müssen gewährleisten, dass:
- Mitarbeitende KI sicher anwenden können
- Risiken korrekt eingeschätzt werden
- KI-gestützte Entscheidungen nachvollziehbar sind
- rechtliche Vorgaben (u. a. DSGVO, KI-VO) eingehalten werden
- Verantwortlichkeiten klar zugeordnet sind
Damit wird KI nicht nur ein technisches Thema, sondern ein wichtiger Bestandteil moderner Governance – ähnlich wie Informationssicherheit, Datenschutz oder Compliance.
Was die Schulungspflicht nach Art. 4 KI-VO konkret bedeutet
Art. 4 der KI-VO verpflichtet Unternehmen dazu, alle Personen zu schulen, die KI nutzen, bewerten oder verantworten. Die Pflicht gilt unabhängig davon, wie einfach oder komplex ein KI-System ist.
Das umfasst:
- KI-Tools in Microsoft 365 (z. B. Copilot)
- KI-basierte HR- und Recruiting-Systeme
- Analytics- oder Automatisierungsplattformen
- Text- und Übersetzungstools
- branchenspezifische KI-Anwendungen
Die EU verfolgt damit ein klares Ziel:
Unternehmen sollen KI nutzen können – aber nur dann, wenn sie die Funktionsweise, Risiken und Grenzen verstehen.
Wer geschult werden muss – und warum der Kreis größer ist als gedacht
In vielen Unternehmen wird der betroffene Personenkreis initially unterschätzt. Verpflichtend zu schulen sind:
- alle Mitarbeitenden, die KI nutzen (direkt oder indirekt)
- Team- und Bereichsleitungen
- Leiharbeitnehmer und externe Dienstleister
- IT-, HR-, Rechts- und Compliance-Abteilungen
- Geschäftsführungen und Vorstände
Die Geschäftsführung selbst ist ein zentraler Baustein der Pflicht – denn sie verantwortet die Entscheidung, KI einzusetzen oder zu dulden.
Durch die starke Integration von KI in Standardsoftware reicht es zudem nicht mehr aus, nur Spezialisten zu schulen. Ein breiter Kompetenzaufbau ist notwendig.
Was zählt als „ausreichende KI-Kompetenz“?
Die KI-VO verlangt keine Data Scientists in jedem Unternehmen. Es geht um fundiertes, praxisnahes Wissen zur sicheren Nutzung von KI. Dazu gehört:
- Transparenz: Wo und wie wird KI im Unternehmen eingesetzt?
- Funktionsverständnis: Wie entstehen KI-Ergebnisse? Welche Datenbasis gibt es?
- Risikoerkennung: Bias, Halluzinationen, falsche Ausgaben, Manipulationen
- Rechtsrahmen: DSGVO, IT-Sicherheit, Geheimnisschutz, Urheberrecht
- Rollenverständnis: Welche Verantwortung hat wer im Prozess?
Die Tiefe der Kompetenz richtet sich nach Rolle und Aufgaben:
Nutzer brauchen Basistrainings – IT, HR, Compliance und Geschäftsführung benötigen vertiefte Expertise.
Wie Unternehmen die KI-Pflicht effizient und praxisnah umsetzen
Um Rechtskonformität und Sicherheit zu gewährleisten, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen.
Modulares Schulungskonzept
- Grundlagenmodule: Chancen, Risiken, sichere Nutzung, Datenschutz, Ethik
- Aufbaumodule: z. B. für IT-Sicherheit (NIS-2), HR-Compliance, Prozessanalyse
- Spezialtrainings: für Administratoren, Systemowner, Entscheidende
- Management-Workshops: Governance, Haftung, strategische Einordnung
Aufbau einer KI-Governance
- unternehmensinterne KI-Leitlinien
- KI-Inventar bzw. KI-Register
- klare Entscheidungs- und Freigabeprozesse
- Risiko- und Einflussbewertungen je System
- regelmäßige Audits und Dokumentation
- kontinuierliche Weiterentwicklung
Viele Unternehmen führen ein KI-Register analog zum DSGVO-Verzeichnis ein – ein Best Practice, um Transparenz und Compliance zu gewährleisten.
Ein „AI-Officer“ ist nicht verpflichtend, aber ab einer gewissen Unternehmensgröße sinnvoll, um Verantwortung klar zu bündeln.
Risiken bei fehlender KI-Kompetenz – größer als oft angenommen
Die Schulungspflicht selbst ist zwar nicht bußgeldbewehrt, die Risiken bei Verstößen sind jedoch erheblich:
- Haftungsrisiken der Geschäftsführung (Organisationsverschulden)
- Datenschutzverstöße durch fehlerhafte KI-Nutzung
- rechtliche Risiken durch fehlende Dokumentation
- wirtschaftliche Schäden durch Fehlentscheidungen
- Reputationsrisiken bei falschen oder diskriminierenden KI-Ergebnissen
- operative Risiken durch nicht kontrollierte Automatisierungen
Vor allem in sensiblen Bereichen wie Personalprozessen, Kundeninteraktionen und IT-Sicherheit können Fehler gravierende Folgen haben.
Fazit: Jetzt handeln – KI-Kompetenz wird zum Wettbewerbsfaktor
KI ist längst kein Zukunftsthema mehr. Die neue EU-Regulierung legt klare Anforderungen fest, die Unternehmen erfüllen müssen – und die gleichzeitig eine große Chance bieten, KI verantwortungsvoll und erfolgreich einzusetzen.
Empfohlene nächste Schritte:
- KI-Systeme identifizieren und erfassen
- Risiken und Einsatzszenarien bewerten
- Schulungs- und Governance-Konzept definieren
- Verantwortlichkeiten dokumentieren
- Regelmäßige Reviews einplanen
Die KI-VO markiert den Beginn einer neuen Phase unternehmerischer Verantwortung.
Wer jetzt in KI-Kompetenz investiert, minimiert Risiken, erfüllt regulatorische Anforderungen und sichert sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.
Sie wollen sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die neue KI-Kompetenzpflicht erfüllt? Wir beraten Sie individuell.
