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Warum der externe Betrieb für mittelständische Unternehmen mehr ist als nur eine Kostenentscheidung
Der interne Betrieb: oft teurer als gedacht
In vielen mittelständischen Unternehmen wird Microsoft 365 „mitbetrieben“. Ein Administrator übernimmt zusätzlich Aufgaben im Bereich Security, Compliance, Lizenzmanagement oder Governance. Das funktioniert – solange keine besonderen Anforderungen entstehen. Doch mit wachsender Unternehmensgröße steigen auch:
- regulatorische Anforderungen
- Sicherheitsbedrohungen
- Lizenz- und Governance-Komplexität
- Erwartungshaltungen der Geschäftsführung
- Anforderungen an Verfügbarkeit und Reaktionszeiten
Microsoft 365 ist keine statische Umgebung. Neue Features, sicherheitsrelevante Änderungen und Compliance-Anforderungen erfordern kontinuierliche Anpassung.
Der eigentliche Kostentreiber ist dabei nicht nur das Gehalt eines Administrators – sondern die Summe aus:
- Personalkosten
- Weiterbildung
- Ausfallrisiken
- fehlender Spezialisierung
- ineffizienter Lizenznutzung
- reaktiver statt proaktiver Betriebsführung
In einem typischen Szenario mit rund 300 Nutzern ergeben sich so interne Betriebskosten von rund 120.000 € pro Jahr.
Diese Kosten entstehen unabhängig davon, ob der Tenant optimal konfiguriert ist oder nicht.
Outsourcing als strategisches Betriebsmodell
Beim Outsourcing geht es nicht darum, Verantwortung abzugeben.
Es geht darum, Verantwortung professionell zu organisieren.
Ein spezialisierter Managed-Service-Partner bringt:
- dediziertes Microsoft-365-Know-how
- standardisierte Best-Practice-Prozesse
- klare SLA-Strukturen
- proaktives Monitoring
- regelmäßige Sicherheits- und Governance-Prüfungen
- strukturierte Lizenzoptimierung
Statt fixer Personalkosten entsteht eine planbare Servicepauschale.
Im genannten 300-User-Beispiel belaufen sich die jährlichen Kosten für Managed Services auf rund 40.000 €
Das bedeutet nicht nur eine deutliche Kostensenkung, sondern vor allem eine strukturelle Veränderung der Betriebsqualität.
Mehr als nur Einsparung: Was sich wirklich verändert
Die Diskussion über Outsourcing wird häufig auf Zahlen reduziert. Dabei liegt der eigentliche Mehrwert tiefer.
- Planbarkeit für Geschäftsführung und IT-Leitung
- Klare SLA-Ziele
- Definierte Reaktionszeiten
- Transparente Kostenstruktur
- Kein Recruiting-Risiko
Budgetierung wird einfacher, Risiken werden kalkulierbar.
- Sicherheit durch Spezialisierung
Microsoft 365 entwickelt sich permanent weiter. Sicherheitseinstellungen, Conditional Access Policies, Zero-Trust-Ansätze oder Compliance-Vorgaben müssen kontinuierlich angepasst werden.
Ein externer Partner arbeitet täglich in mehreren Tenants – Best Practices entstehen aus Erfahrung, nicht aus Theorie.
- Entlastung der internen IT
Die wertvollste Ressource im Mittelstand ist nicht das Budget – sondern qualifizierte IT-Fachkräfte.
Wenn interne Administratoren nicht mehr durch Routineaufgaben, Patch-Analysen oder Lizenzprüfungen gebunden sind, entsteht Raum für:
- Digitalisierungsprojekte
- Prozessautomatisierung
- KI-Integration (z. B. Copilot)
- Business-nahe IT-Innovationen
Die IT wird vom „Betriebsverwalter“ zum strategischen Enabler.
Kontrolle behalten – aber professionell organisiert
Wann ist Outsourcing besonders sinnvoll?
Erfahrungsgemäß profitieren insbesondere Unternehmen:
- ab ca. 150–200 Microsoft-365-Nutzern
- mit steigenden Security- oder Compliance-Anforderungen
- mit begrenzten internen Ressourcen
- mit klarer Digitalisierungsstrategie
- mit dem Wunsch nach planbaren IT-Kosten
Gerade im Mittelstand ist die IT heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Der operative Betrieb darf dabei nicht zum Engpass werden.
Fazit: Wirtschaftlichkeit trifft strategische Weitsicht
Die Auslagerung des Microsoft-365-Betriebs ist keine reine Kostenmaßnahme. Sie ist eine strategische Entscheidung für:
- Transparenz
- Sicherheit
- Skalierbarkeit
- Effizienz
- Zukunftsfähigkeit
Das Beispiel mit 300 Nutzern zeigt ein erhebliches Einsparpotenzial, doch der eigentliche Mehrwert liegt in der Professionalisierung des gesamten Betriebsmodells.
Unser Ansatz bei Centercon
Wir verstehen uns nicht als reiner Betriebsdienstleister, sondern als strategischer Partner für einen wirtschaftlichen und zukunftssicheren Microsoft-365-Betrieb.
Unser Anspruch:
- Kosteneffizienz als Mehrwert für den Kunden
- Strukturiertes Tenant-Assessment
- Nachhaltige Optimierung vor der Auslagerung
- Klare SLA-Strukturen
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihrer IT
Gerne analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, welches wirtschaftliche und organisatorische Potenzial in Ihrem Microsoft-365-Betrieb steckt.
Hier geht es zu unserem kostenfreien Strategiepapier "Strategische Kosteneffizienz durch Outsourcing des Microsoft 365-Betriebs"
